Het is half elf 's avonds. De kinderen liggen al lang in bed. En jij zit nog achter je laptop. Offertes nakijken. Een mail van een klant beantwoorden die je medewerker ook had kunnen doen. De planning voor morgen nog even checken. Want ja, als jij het niet doet, gaat het mis.
Herken je dit? Dan ben je niet de enige. Ik zie het bij heel veel ondernemers die bij mij aan tafel zitten. Alles loopt via hen. En ze zijn moe.
Delegeren is een van de onderwerpen die het vaakst terugkomen in mijn gesprekken.
Leren delegeren als ondernemer is geen trucje. Het is loslaten. En dat is voor veel ondernemers het moeilijkste wat er is. In dit artikel lees je waarom, en hoe je het in vijf stappen toch doet.
Waarom delegeren zo moeilijk is
Als ik ondernemers vraag waarom ze niet delegeren, krijg ik bijna altijd dezelfde antwoorden.
"Zelf is sneller." Klopt. Vandaag. Uitleggen kost tijd. Maar als je het één keer goed uitlegt, ben je er de komende jaren vanaf. Reken maar eens uit hoe vaak je die taak nog gaat doen.
"Niemand doet het zo goed als ik." Ook dat kan kloppen. Maar is jouw 100% echt nodig? Of is 80% ook prima? Vaak is het verschil voor de klant niet eens te zien.
"Ik vertrouw het niet." Eerlijk gezegd gaat het daar vaak om. Niet om de ander. Om jou. Want als je loslaat, heb je het niet meer in de hand.
"Wie ben ik nog als ik het niet zelf doe?" Dit is de lastigste. Je hebt je bedrijf opgebouwd door alles zelf te doen. Dat is je identiteit geworden. Jij bent degene die alles weet en alles oplost. Loslaten voelt dan alsof je jezelf kwijtraakt.
Maar het is precies andersom. Zolang alles via jou loopt, ben jij de rem op je eigen bedrijf. Je bedrijf kan niet groter worden dan jouw agenda.
Dat gaat over persoonlijk leiderschap. Daar lees je meer over op persoonlijk leiderschap.
Wat je wel en niet delegeert
Niet alles kan weg. Sommige dingen horen bij jou als ondernemer:
- de koers van je bedrijf en de grote keuzes;
- de cultuur: hoe gaan we met elkaar en met klanten om;
- de belangrijkste relaties, in elk geval in het begin.
Bijna al het andere kan weg. Vooral terugkerende taken. Dingen die elke week of elke maand terugkomen. Daar zit de meeste tijd in.
Oefening: pak een vel papier. Maak drie kolommen. Links: wat alleen ik kan. Midden: wat een ander kan leren. Rechts: wat een ander nu al kan. Wees eerlijk. De rechterkolom is vaak langer dan je denkt.
Delegeren in 5 stappen
1. Schrijf een week lang je taken op
Geen gevoel, maar feiten. Schrijf een week lang alles op wat je doet. Ook de kleine dingen. Die mail. Dat telefoontje. Even die factuur checken.
Ik zie vaak dat ondernemers schrikken van hun eigen lijst. Ze dachten dat ze vooral met de grote dingen bezig waren. Maar de dag is vol met kleine dingen die net zo goed door een ander gedaan kunnen worden.
Mini-oefening: zet achter elke taak hoeveel tijd hij kost en of hij terugkomt. Dan heb je je startpunt.
2. Kies wat weg kan
Begin niet met de moeilijkste taak. Begin klein. Kies iets wat veel tijd kost, vaak terugkomt en waar niet veel mis kan gaan. Dan bouw je vertrouwen op. Bij jezelf en bij je medewerker.
Kies ook de juiste persoon. Niet degene die het minst druk is. Maar degene die het kan leren en het misschien ook leuk vindt.
Mini-oefening: kies drie taken uit je lijst. Schrijf er per taak een naam achter.
3. Spreek resultaat, deadline en bevoegdheden af, niet de route
Hier gaat het vaak mis. Ondernemers vertellen precies hóe het moet. Stap voor stap. En dan zijn ze verbaasd dat de medewerker niet zelf nadenkt.
Spreek af wat het resultaat moet zijn, wanneer het klaar moet zijn en wat iemand zelf mag beslissen. De route laat je aan de ander. Misschien doet hij het anders dan jij. Prima. Als het resultaat goed is, is het goed.
Gaat het om echte bevoegdheden, zoals contracten tekenen of betalingen doen? Regel dat dan ook formeel. De KVK wijst erop dat je dan bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst aanpast of een volmacht regelt. (Bron: kvk.nl, "Help, ik durf niks over te dragen aan mijn personeel!")
Mini-oefening: schrijf voor één taak op: resultaat, deadline, wat mag je zelf beslissen, wanneer kom je bij mij.
4. Voordoen, samen doen, zelf laten doen
Je gooit iemand niet in het diepe. Eerst doe je het voor en de ander kijkt mee. Dan doe je het samen. Daarna doet de ander het zelf en kijk jij mee. En dan laat je het echt los.
Schrijf het intussen op. Een simpele checklist is genoeg. Dan zit de kennis niet meer alleen in jouw hoofd.
Mini-oefening: kies één taak en plan de komende weken drie momenten: voordoen, samen doen, zelf doen.
5. Vaste check-ins in plaats van meekijken
Loslaten betekent niet dat je nooit meer kijkt. Het betekent dat je niet de hele dag over iemands schouder hangt. Spreek vaste momenten af. Bijvoorbeeld een kwartier per week. Daar bespreek je wat goed ging, wat lastig was en wat er nodig is.
Daartussen laat je het los. Echt los.
Mini-oefening: zet het eerste check-in moment nu in je agenda. En spreek met jezelf af dat je er daarvoor niet naar vraagt.
Als het misgaat
Het gaat een keer misgaan. Dat weet ik zeker. En dan komt die stem: zie je wel, ik had het zelf moeten doen.
Niet doen. Een fout is een leermoment. Voor de ander en voor jou. Vraag: wat was er niet duidelijk? Was het resultaat goed afgesproken? Wist hij wat hij mocht beslissen? Vaak ligt het niet aan de medewerker, maar aan de afspraak. Daar schreef ik eerder over in Ruzie en gedoe met je personeel.
Pak de taak dus niet meteen terug. Dan leert niemand iets. En je medewerker leert vooral dat het toch niet uitmaakt wat hij doet.
Let ook op het verschil tussen delegeren en afschuiven. Afschuiven is een taak bij iemand neerleggen op het laatste moment, zonder uitleg, zonder bevoegdheden. Dan gaat het mis. En dan ligt het aan jou.
En micromanagement? Dat is delegeren en het dan toch zelf blijven doen. Elke stap controleren. Alles nog even nakijken. Dat kost je meer tijd dan het zelf doen. En je medewerker haakt af. Vind je het lastig om hier je grens te trekken, ook bij jezelf? Lees dan meer over grenzen aangeven.
Hoe coaching helpt
Delegeren weet je vaak wel. Het doen is het probleem. Dan zit er iets in de weg. Angst, gewoonte, een stukje identiteit.
Daar kijk ik met je naar. Niet met een theorie, maar met jouw situatie. Waarom laat jij niet los? Wat gebeurt er als je het wel doet? Ik stel de vragen die je jezelf niet stelt. Geen zweverig gedoe. Gewoon kijken wat er gebeurt en wat er anders kan.
Lees meer over business- en ondernemerscoaching, over leidinggeven of over groei voor ondernemers.
Veelgestelde vragen
Wat als niemand het zo goed doet als ik?
Dan is de vraag: hoe goed moet het zijn? Vaak is 80% van jouw niveau meer dan genoeg. En met tijd en uitleg wordt het beter. Soms zelfs beter dan jij het deed.
Kun je ook delegeren met een klein team?
Ja. Juist dan. In een klein team is jouw tijd het schaarste wat er is. Begin met één taak en één persoon.
Wat is het verschil tussen delegeren en uitbesteden?
Bij delegeren geef je een taak aan iemand binnen je bedrijf. Bij uitbesteden geef je hem aan een ander bedrijf, zoals een boekhouder of schoonmaakbedrijf. Voor allebei geldt hetzelfde: spreek het resultaat af, niet de route.
Hoe lang duurt het voordat ik echt kan loslaten?
Dat verschilt per persoon en per taak. Bij kleine taken merk je vaak snel verschil. Het echte loslaten, in je hoofd, kost meestal meer tijd.
Afsluiting
Delegeren is niet moeilijk. Loslaten wel. Maar zolang alles via jou loopt, groeit je bedrijf niet verder dan jij. Niet harder werken dus. Maar anders.
Herken je dit? Plan een kosteloos en vrijblijvend kennismakingsgesprek.
